So gelingt die Zusam­men­ar­beit mit KI-Assistenten

KI-basier­te Assis­tenz­sys­te­me kön­nen auf viel­fäl­ti­ge Wei­se Beschäf­tig­te ent­las­ten und bei kom­ple­xen Tätig­kei­ten hel­fen. So kann ein KI-basier­ter Infor­ma­ti­on-But­ler etwa eine Con­trol­lerin beim Quar­tals­ab­schluss unter­stüt­zen, indem er auto­ma­tisch ein Mee­ting zum Daten­aus­tausch auf Basis bis­he­ri­ger Ter­min­prä­fe­ren­zen und Kalen­der­ein­trä­ge anlegt und im Vor­aus rele­van­te Infor­ma­tio­nen bereit­stellt. Hat die Con­trol­lerin die not­wen­di­gen Daten aus den Abtei­lun­gen orga­ni­siert, kann die KI-Soft­ware auf deren Basis einen Prä­sen­ta­ti­ons­ent­wurf erstel­len und die Beschäf­tig­te beim kon­zen­trier­ten Arbei­ten unter­stüt­zen, indem sie sie von irrele­van­ten Mails vor­über­ge­hend abschirmt.
Die Mul­ti­me­dia-Repor­ta­ge „Infor­ma­ti­on-But­ler fürs Büro“ beglei­tet die fik­ti­ve Geschäfts­füh­re­rin Lana Kostic Schritt für Schritt bei der Ein­füh­rung eines sol­chen KI-Sys­tems im Unter­neh­men. Sie ver­an­schau­licht, wie der Infor­ma­ti­on-But­ler die Beschäf­tig­ten ent­las­tet – und wel­che Fra­gen und Sor­gen die Zusam­men­ar­beit mit dem KI-Assis­ten­ten auf­wirft. In Video-Inter­views und Audio-State­ments erläu­tern Exper­tin­nen und Exper­ten der Platt­form Ler­nen­de Sys­te­me, wie sich die­se Fra­gen gemein­sam mit den Mit­ar­bei­ten­den adres­sie­ren las­sen und was ein erfolg­rei­ches Chan­ge-Manage­ment im KI-Zeit­al­ter ausmacht.

In vier Pha­sen zum erfolg­rei­chen Change-Management

Zunächst über­legt Lana Kostic in dem fik­ti­ven Anwen­dungs­sze­na­rio gemein­sam mit ihren Mit­ar­bei­ten­den, wie ein KI-Assis­tent für Ent­las­tung sor­gen kann und wel­che mög­li­chen Fol­gen sein Ein­satz hat.

„Bereits vor der KI-Nut­zung im Betrieb soll­ten Geschäfts­füh­rung und Mit­ar­bei­ten­de, bezie­hungs­wei­se betrieb­li­che Inter­es­sen­ver­tre­tun­gen gemein­sam und abtei­lungs­über­grei­fend die zen­tra­len Fra­gen klä­ren. Was soll der Infor­ma­ti­on-But­ler eigent­lich tun? Was soll er ent­schei­den – und was der Mensch?“
—  Oli­ver Suchy, Abtei­lungs­lei­ter „Digi­ta­le Arbeits­wel­ten und Arbeitsweltberichterstattung”

Auch die Daten­nut­zung und der Daten­schutz soll­ten von Beginn an gemein­sam mit den Beschäf­tig­ten mit­be­dacht wer­den. Die zwei­te Pha­se beinhal­tet die kon­kre­te Pla­nung des Ein­sat­zes des Assis­tenz­sys­tems. Lana Kostic muss nun eine sinn­vol­le Arbeits­tei­lung zwi­schen Mensch und KI-Sys­tem gestal­ten. Die Mit­ar­bei­ten­den sol­len in der Inter­ak­ti­on mit dem Infor­ma­ti­on-But­ler nicht Qua­li­fi­ka­tio­nen ein­bü­ßen, son­dern sich in ihren Kom­pe­ten­zen wei­ter­ent­wi­ckeln. Im nächs­ten Schritt soll­te die Nut­zung des Infor­ma­ti­on-But­lers vor­be­rei­tet und imple­men­tiert wer­den, wobei das Sys­tem in bestehen­de Pro­zes­se ein­ge­bun­den wird.
Hier­bei ist zen­tral, dass die Beschäf­tig­ten das KI-Sys­tem ver­ant­wor­tungs­voll bedie­nen kön­nen. „Beson­ders wich­tig ist, dass die Beschäf­tig­ten in den not­wen­di­gen Daten­kom­pe­ten­zen nach­hal­tig geschult wer­den“, erläu­tert Andrea Stich, Lei­te­rin der Front­end Aca­de­my bei Infi­ne­on Tech­no­lo­gies und Mit­glied der Platt­form Ler­nen­de Sys­te­me. „Dazu gehört nicht nur die Bedie­nung von Soft- und Hard­ware, son­dern viel­mehr grund­le­gen­des Wis­sen in der Daten­ver­ar­bei­tung, Daten­si­cher­heit, Data Liter­acy und das prin­zi­pi­el­le Ver­ständ­nis dafür, wie der Infor­ma­ti­on-But­ler als Tool mit den Daten umgeht, bezie­hungs­wei­se sei­ne Ergeb­nis­se erzeugt.“
Auch wäh­rend sei­nes Ein­sat­zes muss der Infor­ma­ti­on-But­ler kon­ti­nu­ier­lich über­prüft, bewer­tet und ange­passt wer­den. Eine Befra­gung der Beschäf­tig­ten kann zudem Auf­schluss geben, wo die Zusam­men­ar­beit mit dem Sys­tem gut gelingt und was noch ver­bes­sert wer­den kann.